ALCANCE

La presente política de protección de datos personales es realizada por CG SELLS para dar cumplimiento al artículo 15 de la Constitución, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que regula los deberes que asisten a los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destacan políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento a los derechos de los Titulares de datos personales.

SECCIÓN I: DISPOSICIONES GENERALES

1.OBJETO

El objetivo de la presente Política es, junto con las medidas técnicas, humanas y administrativas implementadas, garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales aplicable, así como la definición de los lineamientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que la Compañía realiza algún tipo de Tratamiento.

2. DEFINICIONES

· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

· Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

· Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

· Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

· Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)

· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

· Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.

· Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

· Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga

por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. PRINCIPIOS

Los principios que se establecen a continuación, constituyen el fundamento de la política de protección de datos personales. En caso de duda sobre la interpretación de las disposiciones contenidas en el presente manual, se utilizarán los principios para hallar el sentido de la regla a aplicar. Estos son:

1. Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. La política de protección de datos personales de CG SELLS se rige por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, Los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 copilados en el Decreto 1074 de 2015, la sentencia C-748 de 2011 y las circulares emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como las disposiciones que las modifique, sustituya o derogue;

2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Por regla general, la finalidad del Tratamiento será el desarrollo del objeto social de CG SELLS, No obstante, el tratamiento podrá tener otras finalidades, siempre y cuando aquellas sean indicadas al Titular de la información.

3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones contenidas en la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por el personal de CG SELLS, o por terceros autorizados;

7. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

8. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del mismo se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

SECCIÓN II: DERECHOS Y DEBERES

4. DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo Establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CG SELLS Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada CG SELLS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

3. Ser informado por CG SELLS del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios o derechos. En caso de conflicto entre CG SELLS y el Titular, la revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de datos personales CG SELLS han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 a la Constitución;

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. DEBERES DE CG SELLS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

CG SELLS, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento, se obliga a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el Tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado o al Responsable del Tratamiento, según el caso, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado o Responsable del Tratamiento, según el caso, de todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

8. Suministrar al Encargado o Responsable del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley;

9. Exigir al Encargado o Responsable del Tratamiento, según el caso, y en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012;

11. Informar al Encargado o Responsable del Tratamiento, según el caso, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;

15. Actualizar la información reportada por los Responsables o Encargados del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

16. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2013, en caso de reclamos por parte del Titular;

17. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

6. TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES.

CG SELLS no será responsable o Encargado del Tratamiento de datos sobre información sensible y de menores de edad.

SECCIÓN III: AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

7. CONTENIDO Y FORMA PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita concluir de manera inequívoca, que el Titular ha brindado su consentimiento expresamente. La autorización deberá poder ser consultada posteriormente por el Titular y deberá contener:

a) El nombre del Titular;

b) El tipo de identificación y número de identificación del Titular

c) Datos de contacto del Titular del Tratamiento (Número celular, Dirección y Correo electrónico);

d) Los datos de contactos de CG SELLS

e) La identificación de CG SELLS como Responsable o Encargado del Tratamiento;

f) La finalidad del Tratamiento de datos;

g) La enunciación de los datos sobre los que se surtirá el Tratamiento;

h) Los derechos que le asisten al Titular;

i) El aviso de privacidad;

j) Los mecanismos para que el Titular pueda conocer y ejercer sus derechos, así como la Política de Protección de Datos Personales de CG SELLS

k) Una declaración en la que el Titular determina que conoce y comprende las condiciones en que se realizará el Tratamiento, los derechos que le asisten y los mecanismos para ejercerlos;

l) La firma del Titular o cualquier otro mecanismo físico o digital que permita determinar que el Titular autoriza el Tratamiento de datos.

Parágrafo. Las autorizaciones deberán ser conservadas en un archivo o base de datos física o digital por el término que determine la Ley. Si hay un cambio en la finalidad del Tratamiento, CG SELLS deberá obtener una nueva autorización por parte del Titular.

8.AVISO DE PRIVACIDAD.

La autorización de CG SELLS deberá contener el siguiente aviso:

El Tratamiento de datos personales se realizará únicamente para los fines autorizados por el Titular. Los mecanismos que CG SELLS utiliza para realizar el Tratamiento de Datos Personales son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden, aseguramos la confidencialidad de los mismos con base en la Política de Tratamiento de Datos Personales de CG SELLS la cual podrá ser consultada en la XXXXXXXXXXXXX En caso de dudas, solicitudes, consultas, reclamos y similares podrá comunicarse con CG SELLS a través del correo XXXXXXXXX @

La autorización además de lo anterior, contendrá la razón social CG SELLS el nombre comercial CG SELLS, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, los derechos del Titular y los mecanismos para conocer la política de CG SELLS así como sus actualizaciones. En la página web XXXXXXXXXX se deberá mostrar el aviso de privacidad junto con la información mencionada en este párrafo, conforme a lo determinado en el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013.

TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES

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